Geuze Automatisering, maatwerk software, webdevelopment

Het bedrijf en de beginsituatie

Een bedrijf met 30 werknemers voert bij particulieren bouwtechnische keuringen uit. Gemiddeld kan iedere werknemer 2 á 3 huizen per dag keuren. De opdrachten van huiseigenaren of makelaars worden op drie verschillende manieren doorgegeven: per e-mail, per fax en rechtstreeks via internet. De binnengekomen opdrachten worden verzameld en in volgorder van binnenkomst ingepland in een Excel-werkblad bij een beschikbare werknemer. Nadat de keuring ingepland is, wordt er door de administratie een bevestigingsemail gemaakt en naar de werknemer en de klant gestuurd. Na afloop van de keuring wordt de keuring nagekeken, afgedrukt en per PDF bestand naar de klant gestuurd.

Het probleem

Door de grote hoeveelheden opdrachten die bij het bedrijf binnen komen zijn de mensen op de administratie veel tijd kwijt met het overtypen van de binnengekomen opdrachten in Excel. Ook raakt men het overzicht op de orders kwijt. Een ander probleem waar men regelmatig mee te maken krijgt, is de vindbaarheid van de opdrachten. Als een klant met een probleem belt, moet er in het werkblad nagekeken worden waar de opdracht ligt (op papier) en welke werknemer bij de klant geweest is. Tot slot is het proces van de bevestigingen en e-mails erg arbeidsintensief.

De oplossing

De grote hoeveelheden gegevens die in het bedrijf rondgaan kunnen uitstekend door een programma beheerd worden. Geuze Automatisering heeft voor het bedrijf een programma ontwikkeld waarmee de bovenstaande problemen voor een groot deel verholpen worden. De opdrachten die via internet binnenkomen worden direct door het programma verwerkt en in een overzichtelijke wachtrij geplaatst. Met 1 druk op de knop kunnen de planners zien welke werknemer er beschikbaar is. De opdracht is vervolgens direct in te plannen.

Na het inplannen verstuurt het programma automatisch een e-mail naar de betrokken personen (de klant, de werknemer en naar de eventuele makelaar). Deze opdrachtbevestiging bevat alle relevante gegevens, waaronder het keuradres en het tijdstip van de keuring. Zodra een keuring uitgevoerd is, wordt de opdracht in het programma op de lijst ‘te controleren opdrachten’ geplaatst. De administratie kan nu het keuringsrapport nakijken. Zodra de administratie in het programma aangeeft dat het rapport goedgekeurd is, zorgt het programma ervoor dat de klant direct per e-mail een digitaal rapport in PDF toegestuurd krijgt.
Binnen het programma is het mogelijk om met één druk op de knop alle relevante gegevens van een keuring op te roepen. Dit bespaart bijzonder veel tijd als er klanten met een vraag bellen. Een postcode en huisnummer is voldoende om alle gegevens direct bij de hand te hebben.
Door het programma heeft het bedrijf een grote stap voorwaarts gemaakt in het automatiseren van de veel voorkomende handelingen. De investering in het programma heeft zich in korte tijd terugbetaald.